Un asistente de WhatsApp que coge las reservas que antes interrumpían el servicio
EL NEGOCIO
El Olivo es un restaurante de barrio con carta corta y dos turnos de comida y cena. Las reservas entraban por teléfono, en mitad del servicio, y se apuntaban a mano. Quien cogía el teléfono era la misma persona que estaba sirviendo mesas.
El sistema se construyó como piloto para El Olivo: montado entero y funcionando sobre su carta, sus turnos y su aforo reales, para poder verlo operando antes de decidir nada.
EL PROBLEMA
- El teléfono sonaba en plena hora punta y casi siempre para lo mismo: reservar, cambiar la hora o preguntar el horario.
- Las modificaciones y cancelaciones se anotaban encima de lo ya escrito, así que nadie sabía con certeza cuántos comensales había esa noche.
- Nadie llamaba para recordar la reserva, y las mesas vacías por gente que no aparecía se daban por perdidas.
- Muchos clientes preferían mandar un audio de voz por WhatsApp antes que llamar.
QUÉ CONSTRUÍ
Un asistente que atiende en WhatsApp a cualquier hora
Responde al número de siempre del restaurante. Informa de horarios, ubicación, aparcamiento y menú del día, y contesta en el idioma en el que le escriban. No hay menús de opciones ni "pulse uno": el cliente escribe como le sale.
Reservas completas de principio a fin
Comprueba si queda hueco antes de prometer nada, recoge fecha, hora, número de personas y peticiones especiales, y devuelve un código de confirmación. Después el cliente puede consultar su reserva, cambiarla o cancelarla por el mismo chat. Cancelar siempre pide confirmación explícita, para que nadie se quede sin mesa por un malentendido.
Entiende los audios de voz
Si el cliente manda una nota de voz, se transcribe y se trata igual que un mensaje escrito. Para mucha gente esa es la diferencia entre reservar y no reservar.
Recordatorio automático el día antes
Cada mañana el sistema revisa las reservas de las siguientes 24 a 48 horas y manda un WhatsApp de recordatorio. Cada reserva se marca como avisada, así que nadie recibe el mensaje dos veces.
Un panel para la sala
Una pantalla web con las reservas del día y de mañana, los comensales previstos y el listado completo, con filtros por fecha y estado. Desde ahí se marca una reserva como completada o se cancela, y la pantalla se actualiza sola cuando entra una reserva nueva. Hay un modo de "próximas diez" para ver de un vistazo lo siguiente que llega.
EL RESULTADO
- El asistente atiende, reserva, modifica y cancela por WhatsApp sin que nadie de la sala tenga que intervenir en pleno servicio.
- El libro de reservas queda al día solo: altas, cambios y cancelaciones se registran en el momento y se ven en la pantalla de sala.
- El recordatorio del día antes sale automáticamente y se marca reserva a reserva, así que nadie recibe el aviso dos veces.
- Los audios de voz se entienden igual que un mensaje escrito, que para parte de la clientela era la diferencia entre reservar y no reservar.
- Quedó montado sobre la operativa real de un restaurante, no sobre un ejemplo inventado, así que adaptarlo a otra casa es cambiar carta, turnos y aforo.
QUÉ NECESITÉ DE PARTE DEL CLIENTE
- Una conversación para entender la carta, los turnos, el aforo y cómo se reserva de verdad en la casa.
- El número de WhatsApp del restaurante y poco más: no hizo falta cambiar de número ni avisar a los clientes de nada.
- Cero equipo técnico. Nadie del restaurante tuvo que aprender ninguna herramienta nueva más allá de mirar una pantalla.
- Ni un día de servicio parado, ni migraciones raras, ni tocar la caja ni el TPV.