Una hacienda cebú dejó el Excel y hoy lleva la ganadería desde el potrero

El negocio

Hacienda ganadera de ganado cebú de registro, con 54 animales entre vientres, toros, receptoras y terneros, y un programa reproductivo serio: inseminación a tiempo fijo, transferencia de embriones y donadoras. Toda la información —genealogía, pesajes, palpaciones, partos, vacunas— vivía en un archivo de Excel que se abría en el ordenador de casa y se actualizaba de memoria al volver del potrero.

El problema

El Excel guardaba datos, pero no respondía preguntas. Para saber algo tan básico como "¿a qué vacas les toca palpación esta semana?" había que leer fila por fila y hacer las cuentas a mano.

• 17 tipos distintos de anotación (pesaje, palpación, inseminación, parto, vacunación, destete…) mezclados en columnas que crecían sin control.
• Todo lo importante era cálculo mental: días de gestación, fecha probable de parto, ganancia diaria de peso, días abiertos, si a la vaca ya le tocaba el secado.
• Los protocolos de sincronización IATF —que tienen pasos en el día 0, 8, 10, 14 y el diagnóstico— se llevaban en un cuaderno y en la memoria. Un paso que se pasa de fecha echa a perder el ciclo de esa vaca.
• La genealogía se rastreaba buscando el hierro de la madre a ojo en la misma hoja.
• Los gastos de la finca estaban aparte: en otro Excel, en recibos sueltos o directamente en la cabeza.

Qué construí

Un sistema web propio de la hacienda, que se abre desde el móvil en el potrero con una sola contraseña compartida, sin instalar nada.

La ficha de cada animal. Se anota lo que pasó —"pesé 320 kg", "salió preñada", "parió una hembra"— y el sistema calcula solo la edad, el peso actual, la ganancia diaria, el estado reproductivo, los días de gestación y la fecha probable de parto. La genealogía queda enlazada: desde una vaca se llega a su madre, a su padre y a todas sus crías con un toque. Cuando se registra un parto con la cría, el ternero se crea solo y queda enganchado a la madre.

Los protocolos de sincronización, en piloto automático. Tanto la inseminación a tiempo fijo como la transferencia de embriones en receptoras. Se eligen las vacas del lote, se pone la fecha del Día 0 y el sistema programa todos los pasos con sus fechas. Cada paso aparece en las alertas el día que toca, se marca como hecho y eso registra el evento en la ficha del animal sin escribir nada dos veces.

Pesajes desde una foto del cuaderno. El trabajador sigue apuntando los pesos a mano en el corral, como siempre. Después se le hace una foto a la hoja y la inteligencia artificial lee cada línea, reconoce a qué animal corresponde y muestra una tabla con el peso anterior y la ganancia diaria. Avisa si un peso no cuadra —una caída brusca o una ganancia imposible— y no guarda nada hasta que se confirma. Lo que no consigue leer queda pendiente, no se pierde.

El estado reproductivo del hato en una pantalla. Cuántas están preñadas, servidas sin confirmar, vacías o en protocolo; los partos que vienen; los días abiertos; y qué receptora lleva el embrión de qué donadora.

Inventario de pajillas. Usar una pajilla en una vaca la descuenta del inventario y deja registrada la inseminación en su ficha, en un solo paso.

Alta de un animal desde su registro. Se sube el documento de registro de la asociación de criadores y la ficha se rellena sola. El documento queda guardado junto al animal.

Alertas y calendario. Una bandeja que dice qué está atrasado y qué viene en los próximos 7 días: palpaciones que ya se pueden hacer, secados, destetes, pesajes vencidos, partos previstos, refuerzos de vacunas. Se filtra por tipo y por urgencia.

Control de gastos e ingresos. Cada movimiento con su categoría, proveedor, forma de pago y —si corresponde— el animal al que pertenece, para saber cuánto costó esa vaca. Totales del mes, desglose por categoría, evolución de los últimos 12 meses y exportación a Excel para el contable.

Y lo más importante: los datos viejos no se perdieron. El Excel se importó completo al arrancar: 54 animales y 258 registros históricos quedaron cargados desde el primer día, así que el sistema sirvió desde el minuto uno y no hubo que empezar de cero.

El resultado

• Lo que antes se calculaba a mano, ya no se calcula. Días de gestación, fecha probable de parto, ganancia diaria y estado reproductivo salen solos de lo que se anota.
• Ningún paso de protocolo depende de la memoria. Iniciar un protocolo en un lote de vacas programa automáticamente todas sus tareas, cada una con su fecha.
• 258 registros históricos migrados sin perder nada y sin volver a introducirlos a mano.
• El pesaje de un lote entero pasa del cuaderno al sistema con una foto, en lugar de teclearse animal por animal.
• Sigue creciendo con la hacienda. Empezó en julio de 2026 con las fichas y los protocolos, y desde entonces no ha dejado de recibir mejoras.

Qué necesité de parte de la hacienda

• Reuniones para entender cómo trabaja la hacienda y validar cada entrega.
• El Excel que ya tenía. Un solo archivo. No hubo que rellenar formularios ni volver a introducir la información.
• Cero cambios en su forma de trabajar durante la construcción: siguió con su Excel hasta que el sistema estuvo funcionando con sus propios datos dentro.
• Ninguna instalación, ningún equipo nuevo, ningún soporte interno. Se entra desde el navegador del móvil con una contraseña.
• Las funcionalidades se entregaron de una en una y por orden de urgencia —primero los animales, después los protocolos, después los gastos, y más tarde las pajillas, los pesajes por foto y el panel de reproducción— así que hubo algo útil funcionando desde muy pronto, no al final.