Le dicto una idea a Telegram y aparece como tarea en el proyecto correcto
El proyecto
Aquí el cliente soy yo. Llevo más de veinte proyectos a la vez, y las ideas sobre cada uno llegan cuando no estoy delante del ordenador: andando, en el coche, en mitad de otra cosa. Sofía es la asistente que monté para no perderlas.
Le mando una nota de voz o un mensaje por Telegram, y ella lo convierte en tareas ordenadas por proyecto que luego veo y muevo en un tablero.
El problema
- Las ideas se quedaban en notas de voz sueltas, en mensajes a mí mismo o directamente en la cabeza. Cuando me sentaba a trabajar, ya no estaban.
- Apuntarlas bien exige abrir una herramienta, elegir el proyecto, poner título y fecha. En el momento en que surge la idea, eso no se hace.
- Una misma nota suele mezclar tres cosas de dos proyectos distintos. Separarlas después es otro trabajo.
- Con tantos proyectos abiertos, no había un sitio donde ver de un vistazo qué estaba en marcha, qué bloqueado y qué vencía hoy.
Qué construí
Captura por voz o por texto, sin abrir nada
Mando un audio o escribo un mensaje al bot de Telegram. El audio se transcribe y de ahí salen las tareas: una nota puede dar varias. Cada una lleva su título, una descripción, una prioridad y, si la mencioné, una fecha. Si digo "el viernes", sabe qué viernes es.
Cada tarea, a su proyecto
Sofía conoce la lista de mis proyectos activos y en qué he trabajado últimamente en cada uno, así que sabe a cuál me refiero aunque no lo nombre con exactitud. Lo que no consigue ubicar va a una bandeja de "Sin clasificar": nunca se inventa un proyecto.
Me dice lo que ha entendido, y lo corrijo en el momento
Responde con las tareas que ha creado y dónde ha puesto cada una. Si se ha equivocado de proyecto, lo muevo con una orden desde el mismo chat y lo recuerda para la próxima vez.
Un tablero para ver y mover el trabajo
Un panel web con las tareas en cuatro columnas: Backlog, En curso, Bloqueado y Hecho. Se arrastran de una a otra, se filtran por proyecto y se actualizan solas, sin recargar. Cada tarjeta guarda la transcripción original, por si el título se queda corto.
Un resumen cada noche
A las nueve llega por Telegram el parte del día: en qué proyectos he trabajado, qué vence mañana, qué está atrasado y qué sigue bloqueado. Si no hay nada que contar, no escribe.
Solo apunta, no ejecuta
La asistente no puede hacer nada más que crear tareas. Solo me atiende a mí, y lo que digo en un audio se trata como texto que apuntar, no como una orden que obedecer.
El resultado
- De la idea a la tarea apuntada hay un audio de diez segundos, esté donde esté.
- Las tareas llegan ya repartidas por proyecto y con su prioridad, sin pasar por una lista de "ya lo ordenaré".
- Hay un único sitio donde ver el estado de todos los proyectos a la vez.
- El resumen de la noche avisa de lo que vence y de lo que lleva días bloqueado sin que tenga que ir a mirarlo.
Qué haría falta para montarlo en tu negocio
- La lista de proyectos, clientes u obras entre los que se reparte el trabajo. Es lo que la asistente necesita para saber dónde va cada cosa.
- Decidir quién puede hablarle: una persona o un equipo entero.
- Nada que instalar. Se usa desde el Telegram que ya tienes en el móvil y el tablero se abre en el navegador.
- Sin cambiar de herramientas de golpe: puede convivir con lo que uses hoy y sustituirlo cuando te fíes.
