Un asistente de WhatsApp atiende a los padres de una academia a cualquier hora
El negocio
AKUMAYA es una academia que enseña programación, robótica, diseño 3D e IA a niños de 7 a 15 años, casi todo en clases virtuales en directo. No es un cliente externo: es uno de mis propios proyectos. Quien escribe a la academia casi nunca es el alumno, sino su padre o su madre, y casi siempre lo hace por WhatsApp.
Pablo es el asistente que atiende ese WhatsApp. Forma parte de la plataforma con la que se gestiona la academia, que cuento aparte: el CRM educativo.
El problema
- Los padres escriben cuando pueden: por la noche, el fin de semana, en mitad de una clase. Si nadie contesta en ese momento, muchos no vuelven a preguntar.
- Casi todos preguntan lo mismo: qué curso le va a un niño de esa edad, cuánto cuesta, qué días hay, cómo se paga.
- Antes de recomendar un curso hay que saber la edad del niño, dónde vive y si ya ha programado algo. Son tres preguntas que alguien del equipo repetía en cada conversación.
- El equipo es pequeño. Cada rato contestando lo mismo por WhatsApp es un rato que no se dedica a las clases.
Qué construí
Atiende y orienta a cualquier hora
Pablo responde en el WhatsApp de la academia con una personalidad definida, no con un menú de opciones. Pregunta lo que hace falta —edad, ciudad, experiencia previa— y con eso recomienda el curso adecuado. Si el padre quiere el detalle, le envía el programa del curso en PDF.
Entiende las notas de voz
Muchos padres prefieren mandar un audio. Pablo lo transcribe y contesta igual que si se lo hubieran escrito.
Acompaña el pago, pero no lo da por bueno
Explica cómo pagar, recibe el comprobante por el mismo chat y lo deja registrado en la ficha de la familia. Quien comprueba que el pago ha llegado es una persona del equipo; cuando lo confirma, Pablo envía el formulario de inscripción.
Sabe cuándo pasar la conversación a una persona
Si el padre lo pide, Pablo escala. Y cualquiera del equipo puede tomar el control de una conversación en cualquier momento y devolvérsela después, sin que se pierda nada de lo hablado.
Lista de espera y faltas
Cuando un grupo está lleno, apunta a la familia en la lista de espera. Y cuando un profesor avisa de que un niño no ha venido a clase, es Pablo quien escribe a su casa.
También trabaja para el equipo
El personal de la academia le pregunta por el mismo WhatsApp y él contesta con los datos de la plataforma, sin tener que abrir el panel.
Todo queda medido
Conversaciones por día, cuántas acaban en manos de una persona y en qué punto del recorrido se queda cada familia. Es lo que permite corregirlo con datos y no por intuición.
El resultado
- En uso con padres reales desde el 26 de agosto de 2026. No es una demo: es el WhatsApp de una academia en funcionamiento.
- 217 conversaciones atendidas hasta el 3 de octubre de 2026.
- Las preguntas de siempre se contestan solas, a la hora que sea, y el equipo entra cuando hace falta una persona.
- Cada conversación queda ligada a la ficha de la familia en la plataforma: quién preguntó, por qué curso y en qué quedó.
- El dinero sigue pasando por una persona. Pablo prepara y acompaña; el pago lo verifica el equipo.
Qué necesité de parte del equipo
- El contenido: catálogo de cursos, precios, horarios y el tono con el que la academia habla con las familias. De ahí sale la personalidad de Pablo.
- Una persona que verifique los pagos y atienda las conversaciones que Pablo escala.
- Revisar conversaciones reales las primeras semanas para corregir lo que no contestaba bien.
- Nada para los padres: escriben por WhatsApp como siempre, sin instalar ni registrarse en nada.
