Una academia online pasó de un archipiélago de Excels a una sola pantalla

EL NEGOCIO

AKUMAYA Educación es una academia colombiana que enseña programación, robótica, diseño 3D, IA y creación de contenido a niños entre 7 y 15 años. Ofrece más de 12 herramientas/temas organizados en una escalera de aprendizaje (Scratch → Python → Unity, Robótica → Arduino, Minecraft Education → Roblox, entre otras), casi todo virtual y algunos presenciales en Bucaramanga. Grupos pequeños (6–8 niños), 8 clases por curso, cursos que se dictan por Zoom en vivo. Equipo pequeño: fundadora, staff operativo y 8 profesores.

Cuando arrancamos, cada área del negocio vivía en un archivo distinto: una hoja para inscripciones nuevas (que llenaban los padres por Google Forms), otra hoja de asistencias que llevaba cada profesor, otra hoja de pagos, un cuaderno mental de quién había preguntado por WhatsApp, y agendas sueltas de clases de prueba en Calendly. Preguntas como "¿cuántos alumnos tengo activos ahora mismo?" o "¿quién terminó Real Coders 1 en abril?" requerían abrir 3 o 4 archivos y cruzarlos a mano.

EL PROBLEMA

• ·Sin fuente única de verdad. Los datos de un mismo alumno vivían replicados en 3–5 lugares (Excel de inscripción, hoja de asistencias del profe, hoja de pagos, WhatsApp del staff). Cualquier cambio en un sitio no se propagaba a los demás.
• ·Imposible ver el estado del negocio de un vistazo. Cuántos alumnos activos, cuánto ingreso acumulado del mes, qué grupos tienen cupo, quién tiene pago pendiente… todo requería reconstrucciones manuales.
• ·Leads que llegaban por Calendly quedaban desconectados de los que llegaban por WhatsApp. Existían como registros separados aunque fueran la misma familia.
• ·Cero trazabilidad de reagendas. Los padres piden mover clases de prueba constantemente. Editar la fecha en una hoja borraba la anterior — se perdía cuántas veces se había movido esa familia y por qué.
• ·Ventas del "siguiente nivel" perdidas. Cuando un niño terminaba, por ejemplo, Real Coders 1, nadie tenía una lista automática de quiénes eran candidatos naturales para el siguiente curso. Se olvidaban en el flujo diario.
• ·Los profesores dependían del admin para todo: saber qué grupos les tocaban, sus clases de prueba de la semana, su disponibilidad horaria. Todo por WhatsApp o mensaje personal.
• ·Hermanos que agendaban la misma clase de prueba se pisaban en el sistema (bug crítico oculto durante meses en el webhook de Calendly): solo aparecía uno, se perdía el otro.

QUÉ CONSTRUÍ

Una plataforma web única — AKU Tracker — desplegada en producción desde marzo de 2026 y en evolución semanal según necesidades reales del negocio. Los módulos que hoy están en uso operativo:

Panel del negocio (para admin y staff)

• ·Dashboard con KPIs y alertas de pagos pendientes.
• ·Alumnos con ficha completa: matrícula, historial de asistencia por sesión, pagos, notas, cursos tomados. Reemplaza el Excel de inscripciones y el Excel de asistencias.
• ·Leads unificados: todo contacto entra al mismo pipeline sin importar canal (WhatsApp, Calendly, Instagram, formulario público, referido). Detecta duplicados por teléfono, permite guardar múltiples números por padre.
• ·Clases de prueba con reagendas trackeadas (motivo + historial visible), profesor y curso asignados, conversión a alumno en un click.
• ·Grupos virtuales con generación automática de las 8 sesiones semanales (respetando feriados configurados), asignación de profesor, tracking de asistencia por sesión.
• ·Pagos con historial completo, "Pending Revenue" en tiempo real (cuánto queda por cobrar), auto-registro cuando se marca una inscripción como pagada. Consolidación de errores tipográficos históricos.
• ·Calendario mensual que superpone clases regulares + clases de prueba + feriados.

Automatismos y captura self-service

• ·Formulario público de preferencias (/interes): el padre confirma en 30 segundos qué franjas horarias le sirven, qué curso le interesa y datos del niño. Los datos entran al lead correspondiente sin retrabajar.
• ·Link tokenizado por lead para pedirle preferencias específicas por WhatsApp sin que tenga que descargar nada ni crearse una cuenta.
• ·Webhook de Calendly unificado con el pipeline de leads (antes eran dos mundos separados).

Asistente conversacional Pablo

• ·Bot en WhatsApp con personalidad definida que atiende consultas 24/7, califica al lead (edad, ciudad, experiencia), recomienda el curso adecuado, cierra la venta con link de pago Wompi y escala a humano cuando el padre lo pide.
• ·El humano puede tomar el control de una conversación en cualquier momento y devolvérselo a Pablo con todo el contexto preservado.
• ·Estadísticas del bot: conversaciones por día, tasa de escalación, funnel de conversión.

Detección proactiva de ventas

• ·Vista de "Candidatos al siguiente nivel": elegí un curso destino (ej: RC2) y el sistema te muestra automáticamente los alumnos que terminaron el prerequisito (RC1), incluso los que están por terminar. Botón para escribirles por WhatsApp o inscribirlos a un grupo en un click. Antes esta lista se reconstruía a mano.

Portal dedicado para profesores

• ·Cada profe ve solo sus grupos, sus clases de prueba asignadas, su calendario personal y edita su propia disponibilidad (materias que dicta, franjas, modalidades).
• ·Sin acceso a leads, pagos ni alumnos ajenos. Reemplaza el hilo de WhatsApp con el staff.

Higiene operativa

• ·Alumnos que se van se archivan con motivo y fecha, sin perder el histórico. Se pueden restaurar.
• ·Sistema de invitación con contraseña propia para nuevos profesores.
• ·Política de privacidad pública (Ley 1581 Colombia).

EL RESULTADO

• ·Cero archivos sueltos: todo lo que antes vivía en Excel, Google Sheets y formularios ahora vive en un solo panel.
• ·Respuestas inmediatas a preguntas que antes tardaban minutos u horas: cuántos alumnos activos hay, ingreso acumulado del mes, cursos abiertos, pagos por cobrar, quién terminó qué.
• ·20 registros históricos de clases de prueba migrados sin pérdidas en el refactor mayor (mayo 2026), unificando dos tablas paralelas que causaban duplicación.
• ·2 leads de hermanos recuperados y bug crítico corregido, previniendo futuras pérdidas.
• ·Reagendas con trazabilidad completa: cada movimiento con motivo, fecha y quién lo hizo. Antes cero rastro.
• ·Reconstruir candidatos al siguiente nivel pasó de "una tarde de trabajo por curso" a un click.
• ·Profesores autosuficientes con su propio portal desde abril de 2026.
• ·Sistema en producción continua desde marzo de 2026, con 11 changelogs de mejoras entregadas mes a mes.

QUÉ NECESITÉ DE PARTE DEL CLIENTE

• ·Discovery inicial: 3–4 conversaciones cortas para entender el negocio, los canales de captación y los flujos reales del equipo.
• ·Iteración semanal por WhatsApp o mensajería directa, decidiendo prioridades sobre la marcha en 15–30 minutos por semana.
• ·Accesos entregados una sola vez: Supabase, Twilio, Calendly, Railway. Después no hizo falta volver a tocar la configuración.
• ·Contenido colaborativo: guion de personalidad de Pablo, catálogo de cursos, precios, franjas horarias.
• ·Cero equipo técnico interno. El desarrollo, deploy y monitoreo corren desde afuera; el cliente aprueba, prueba y opera.
• ·Cero interrupción operativa. La plataforma creció por módulos, cada uno se activó cuando estuvo listo, sin migraciones caóticas ni "días D" que paralizaran el negocio.
• ·Cero riesgo de perder datos. El refactor mayor (unificación de tablas) se ejecutó en 5 pasos validados uno a uno.